Szkolenie skierowane jest do osób realizujących lub współrealizujących procedury dokumentowe, w szczególności administrujących określonymi obszarami funkcjonalnymi organizacji – kierowników biur, asystentów/asystentek, sekretarzy/sekretarek, specjalistów ds. administracji i innych.
Cele szkolenia:
- Zapoznanie uczestników z rozwiązaniami z zakresu „lean management” – metodą Value Stream Mapping, metodą 5S, technikami tzw. „visual management”, zasadą „taktowania” prac i techniką „work balancing”, techniką „spaghetti diagrams” i innych.
- Dostarczenie uczestnikom umiejętności praktycznego stosowania powyższych metod i technik do optymalizowania procesów we własnych organizacjach.
- Dostarczenie uczestnikom gotowych narzędzi w postaci opisów procesów, procedur, instrukcji i standardów umożliwiających jednoznaczne i efektywne organizowanie pracy we własnej organizacji.
- Przygotowanie uczestników do wykorzystywania techniki „kaizen” do dokonywania ciągłych udoskonaleń w sposobie realizacji powierzonych zadań.
Korzyści z uczestnictwa:
- Poprawa jakości realizowanych zadań, zmniejszenie liczby popełnianych błędów, poprawa jakości komunikacji pomiędzy współpracującymi komórkami w strukturze organizacyjnej, poprawa jakości i jednoznaczności komunikacji z Klientami.
- Skrócenie cyklu realizacji zadań, poprawa jakości planowania i harmonogramowania pracy.
- Optymalizacja wykorzystania zasobów organizacji i obniżenie poziomu kosztów jednostkowych realizowanych zadań.
- Przygotowanie uczestników do wdrażania certyfikowanych systemów zarządzania jakością (np. ISO) czy też informatycznych systemów zarządzania klasy ERP, dzięki przygotowaniu diagramów i opisów głównych procesów w organizacji, wraz z instrukcjami i standardami realizacji zadań.
Ramowy program szkolenia.
1. Warsztaty VSM (mapowanie strumienia wartości – mapowanie przepływu informacji i zadań) jako podstawa wdrożenia „lean office”.
2. Warsztaty VSM (druga część) – przygotowanie mapy strumienia wartości dla stanu docelowego („future state map”).
3. Tworzenie diagramów, opis, oprawa proceduralna i dokumentowa głównych procesów związanych z funkcjonowaniem biur – procesu obsługi klienta/petenta, procesu realizacji zlecenia/zamówienia, procesu realizacji sprzedaży, procesu realizacji zakupów - warsztaty.
4. Wyrównywanie obciążenia zadaniami w powiązanych komórkach organizacji – „work balancing” (podstawy zarządzania operacyjnego – optymalizacja systemów, zasady priorytetyzacji i kolejkowania zadań, identyfikowanie tzw. „bottlenecks”, podstawy harmonogramowania zadań powiązanych).
5. Metoda 5S jako podstawa porządkowania i standaryzacji stanowisk pracy w komórkach organizacji.
6. Muri Mura Muda – analiza strumienia wartości w organizacji pod kątem występowania marnotrawstwa – identyfikacja 7 typów marnotrawstwa (wykorzystanie narzędzi „spaghetti diagrams”, „jidoka” – wbudowywanie jakości w procesy, wykorzystywanie technik „visual management” i „andon” – powiadomienia o trudnościach, tworzenie rozwiązań odpornych na błędy – tzw. „poka yoke”).
Informacja o prelegencie.
Ekspert firmy Adept z wieloletnim doświadczeniem z zakresu efektywnego organizowania pracy.
Czas trwania: Szkolenie jednodniowe - 8 godzin dydaktycznych.
Forma szkolenia: Wykład – konsultacje, warsztaty, case studies.
Kwalifikacje po ukończeniu szkolenia: Certyfikat ukończenia szkolenia.
